La
Intranet es la implantación o integración en una red local o corporativa de
tecnologías avanzadas de publicación electrónica basadas en WEB en combinación
con servicios de mensajería, con partición de recursos, acceso remoto y toda
una serie de facilidades cliente / servidor proporcionadas por la pila de
protocolos TCP/IP, diseñado inicialmente para la red global Internet. Su
propósito fundamental es optimizar el flujo de información con el objeto de
lograr una importante reducción de costes en el manejo de documentos y
comunicación interna. Es una herramienta de gestión que permite una potente
difusión de información y mecanismos de colaboración entre el personal. Las empresas en la actualidad
se encuentran en una etapa muy importante, ya que deben tomar decisiones que
afectarán sus procesos y funciones en el futuro.
El manejo estratégico de la
información es uno de los temas más investigados y desarrollados actualmente en
el mundo, principalmente aquellas investigaciones enfocadas al manejo de
información dentro de las empresas y al impacto que tiene en las economías de
todos los países. La información en las empresas es tan importante como lo son
los Recursos Humanos ó la Materia Prima, pues sin la información adecuada, la
empresa estará en desventaja con respecto a sus competidores. Si no permanece a
la vanguardia en la tecnología de información que va apareciendo día con día,
la compañía puede ser fácilmente desplazada por otra con procesos innovadores y
actualizados. Una de las herramientas innovadoras en este contexto es lo que se
conoce como Intranet, red de comunicación dentro de una organización. Mediante
ella, se pueden intercomunicar todos los miembros de la empresa para lograr un
mejor desempeño de sus funciones y procesos.
En la
Intranet se utiliza correo electrónico aunque éste es interno, es decir, sin
necesidad de tener acceso a Internet. Se utilizan todas la demás herramientas
de Internet: listas de distribución, boletines de noticias, transferencia de
ficheros, acceso remoto, charlas interactivas, videoconferencias, etc. La
información puede hacerse llegar al usuario de diferentes formas. Se habla de
tecnologíasPush y Pull.Con el correo electrónico, la
información se “empuja”(Push)al destinatario que es pasivo. En el
navegador o en los boletines de anuncios, los interesados succionan(Pull)la información del sistema, el usuario
es activo. Los cortafuegos o firewall, es una herramienta que permite controlar
el acceso de usuarios a ciertas zonas de una red. Generalmente los cortafuegos
se interponen entre el servidor de WWW (que es público y, por tanto, no está
protegido) y la red interna, que debe ser confidencial.
Aplicación
Una
Intranet será necesaria si sirve para algo. Parece de perogrullo pero realmente
podemos tener la mejor Intranet del mundo, que si no sirve para los propósitos
que ha sido creada habremos perdido tiempo, dinero y esfuerzo. La Intranet
tiene que estar pensada para los siguientes procesos básicos:
Mejorar los flujos de
trabajo de manera que si alguien tiene que solicitar vacaciones,
directamente lo haga a través de este espacio, un vez solicitadas, le llegue un
correo de aviso a su responsable de área. Si este las confirma el proceso será
inverso y le llegará al trabajador un mensaje con la confirmación de sus
vacaciones. Y esto para todo tipo de notificaciones, solicitudes que tengamos
que realizar, etc.
Centralizar la documentación
de los proyectos que implica que todo lo relacionado con el nuevo proyecto
X, está en correspondiente apartado de la Intranet, y por lo tanto se hace
innecesario que lo descargue en mi ordenador personal, para su consulta. Pero
además nos ayuda con el control de versiones de la documentación, nos evita
tener que enviarlo por correo a todos los miembros de la empresa implicados en
el proyecto, etc.
Servir como órgano
informativo y reducir el correo electrónico interno, que en muchas
organizaciones es excesivo. Una publicación en la Intranet, que abrirán como
página de inicio todos los trabajadores servirá para hacer los comunicados
pertinentes.
Estos son, los tres puntos que debemos cumplir para
que la Intranet de la empresa sea de utilidad y nos ayude a mejorar los
procesos internos en nuestra empresa. Cada uno de estos puntos se debe
desarrollar en cada departamento para ver cómo le podemos sacar el mejor
partido a nivel productivo en la organización de nuestra empresa.
Funcionamiento
Intranet
utiliza exclusivamente el modeloWorld Wide
Web, adaptado a su situación y estructura interna,
de forma que esta información quede
en los límites planteados
por la propia organización.
Los miembros de la misma utilizarán, como es presumible, clientesweb para
acceder a la información. Se implantarán, por lo tanto, protocolosTCP/IP, y
se utilizará el HTML para
la creación de documentos.
La disparidad de plataformas y sistemas informáticos
existentes en una organización, y los problemas para
compartir información entre ellos, fuerzan a los responsables de los sistemas de
información a buscar soluciones de integración,
de resultados fiables y de un coste aceptable.
La utilización de la tecnología World
Wide Web, por su facilidad de implantación, su bajo coste, y la rápida
aprehensión y aceptación por parte del usuario, así como por su portabilidad a
las diferentes plataformas, y su capacidad para interactuar con aplicaciones
diversas mediante la utilización del CGI (Common Gateway Interface), se
presenta como especialmente interesante.
Un ejemplo de aplicación práctica de una Intranet es
el acceso a bases de
datos patrimoniales mediante su interfaz de entrada común
(CGI). Con el mismo propósito, la Intranet también puede utilizar aplicaciones
codificadas en el lenguaje de
programaciónJava para
acceder a bases de datos patrimoniales.
La seguridad en
una intranet es más complicada de implementar, ya que se trata de brindar
seguridad tanto de usuarios externos como internos, que supuestamente deben
tener permiso de usar los servicios de
la red.
Una intranet o una red interna
se limita en alcance a una sola organización o entidad. Generalmente funciona a
través de servicios de protocolo de comunicaciones como HTTP, FTP,
SMTP, POP3 y otros de uso general.
En una intranet se pueden tener los mismos servicios
que en Internet,
pero éstos sólo quedan disponibles para los usuarios de esa red privada, no
para los usuarios en general.Intranets diferencia de "Extranets"en
ése el anteriores se restringen generalmente a los empleados del organización
mientras que los extranets se pueden alcanzar generalmente por los clientes,
los surtidores, u otros partidos aprobados.
No tiene que necesariamente haber ningún acceso de la
red interna de la
organización al Internet sí mismo. Cuando se proporciona tal
acceso está generalmente con a entrada con a cortafuego, junto con usuario
autentificación, cifrado de mensajes, y hace uso a menudo redes privadas
virtuales (VPNs). A través de tales dispositivos y apagado-sitio de los
sistemas los empleados pueden tener acceso a los recursos de
la información de la compañía, el computar y a las comunicaciones internas.
Les dejo el siguiente URL
donde encontraran más información de este tema:
Se obtienen al utilizar la Intranet son: facilidad
para compartir archivos, utilización del correo electrónico y otros medios de
comunicación y la obtención de un mejor servicio de impresión. Inclusive, si la
empresa cuenta con conexión a Internet se amplían las posibilidades, pues puede
estar en contacto con otras localidades remotas de la empresa en el resto del
país o del mundo. La utilización de la Intranet es muy importante y en estos
tiempos puede ser la diferencia. Antes
de plantearse el desarrollo de una Intranet, tanto para una gran empresa o para
un pequeño grupo de trabajo, nunca debe tratarse como una plataforma de trabajo
sino como una herramienta para éste.
Desventajas
Mientras que para la mayoría, una Intranet es muy ventajosa
para cualquier organización, existen algunas desventajas como el hecho de que
la gestión es necesaria renunciar al control de la información específica.
Aunque por lo general este problema puede minimizarse con una adecuada
previsión, los problemas se producen. Cuestiones de seguridad puede ser
otra desventaja con una intranet. Por ejemplo, un empleado podría haber
publicado la información sensible para todos los empleados de ver. Otra
cuestión podría ser el hecho de que hay demasiada información. Sobrecarga de
información que existe y puede tener lugar cuando demasiados datos están en la
Intranet. Esto hace que sea muy difícil para los empleados para navegar y
encontrar los datos que sea útil o que necesitan.
Les dejo el siguiente URL
donde encontraran más información de este tema:
Hay que tener en cuenta que existen
varios niveles dentro de una Intranet, los cuales corresponden al perfil de
usuario:
1.-Gestor de sistemas
informativos.Se
encargaría de diseñar la estructura informática de la organización, planificar
y realizar instalaciones de sistemas operativos y aplicaciones muy específicas,
programar aplicaciones, etc.
2.-Gestor de información.Sus funciones serían la de crear el
sistema de información, diseñar y mantener estructuras de bases de datos y
servidores de información, diseñar aplicaciones para la gestión de información,
etc.
3.-Usuarios Final.Utiliza los recursos informáticos e
informativos para el desarrollo de su trabajo, en conjunto con el resto de los
miembros de la organización. Para el proyecto de la biblioteca 2000, existen (a
grandes rasgos) dos tipos de usuarios finales.
4.- Por un
lado están las empresas, las cuales tendrían una cuenta en el
servidor donde se conecten normalmente y allí podrían guardar la información
que les interese.
5.- Por otro,
losusuarios normales,
que bien podrían ser estudiantes situados físicamente en la facultad o
simplemente desde su casa por medio de una línea telefónica y una conexión
SLIP.
El uso de este tipo de redes aporta múltiples beneficios:
ØAhorro:elimina
documentos, formularios, manuales, tarifas, notas internas, bases de datos y
demás documentación que obliguen al uso de papel y a la utilización de
impresoras para la distribución de la información diaria de la empresa.
ØCalidad:Internet es
la cantidad mientras que una Intranet es la calidad. La Red está cargada de
información importante, pero el tiempo que se debe emplear para su localización
es a menudo demasiado para ofrecer soluciones rápidas a las dificultades
diarias. En la Intranet el usuario encuentra todo lo que necesita ya que la
información se encuentra mucho más organizada y seleccionada. Comunicación: el
sistema de mensajería implementado puede ofrecer comunicaciones internas y
externas, en tiempo real y diferido, y completamente integradas.
ØControl:los datos
importantes de la organización no estarán tan sólo en la mesa de un directivo o
en la de un mando intermedio. Se sabrá en cada momento cómo se encuentra un
proyecto ya que la información en una Intranet se modifica y consulta en tiempo
real. Colaboración: permiten aprovechar la experiencia intelectual individual
de todos los empleados y tenerla disponible para su utilización global. Los
usuarios pueden crear y manejar sus propios contenidos.
ØEfectividad:Permite que no se dejen asuntos pendientes y que se acaben
las excusas de falta de información para llevar a cabo un proyecto cualquiera.
Además cada departamento genera y mantiene su propia documentación así como los
datos que le pertenecen.
ØEficiencia:
una Intranet elimina en porcentajes muy altos los métodos de trabajo
tradicionales y en ocasiones poco eficientes como el teléfono, el fax o las
pequeñas reuniones de pasillo.
ØFacilidad:con el simple
requerimiento de saber manejar un navegador, cualquier usuario corporativo
podrá trabajar con una Intranet. Con algo más de conocimientos, no excesivos,
podrá dotarla de toda su información y compartirla con el resto de los
empleados de la organización.
ØFlexibilidad:el trazado de puesta en marcha de una Intranet es algo que
puede comenzar con un nivel relativamente simple e incrementar las prestaciones
según las necesidades y las posibilidades de la empresa. El adecuado
mantenimiento y la actualización posterior juegan un papel fundamental en el
buen desarrollo del proyecto que se verá culminado con la adaptación al nuevo
medio de todos los usuarios que componen la compañía.
ØRendimiento:todo el material que se puede tener de manera empresa en un
catálogo, manual o libro, se puede implementar sin mucho esfuerzo en una
Intranet.
ØParticipación:un miembro cualquiera de la organización en la que se monta
una Intranet aporta la información que ha conseguido y la pone a disposición de
todos los demás, que a su vez la pueden mejorar o implementar sus propios datos.
Las Intranets aportan un valor sin precedentes a la
distribución de la información, la automatización de los grupos de trabajo y el
acceso a la información corporativa. Sin embargo la facilidad de acceso a la
información que permiten las Intranets supone un aumente del riesgo de robo,
pérdida o corrupción de la información que ponemos a disposición en ésta. Con
el fin de evitar este riesgo, existen mecanismos de seguridad que no se deben
olvidar.
Si la Intranet de una empresa carece de los controles de
acceso adecuados, supone una invitación al borrado accidental o a la
modificación de documentos. Por lo cual la política de seguridad es algo que
nunca debe dejarse de lado. Es necesario contar con toda la seguridad posible a
disponer. Se debe decidir quién tiene acceso a cada documento, cuándo y desde
dónde. Primero debe considerarse la seguridad física de cada ordenador (claves,
cerrojos, cerraduras cifradas, etc.). Después la seguridad electrónica,
evitando poner los datos en disposición de personal no autorizado y protegiendo
convenientemente las transmisiones.
Un firewall es una estrategia de defensa que se puede
considerar ideal. Este sistema permite restringir y controlar el tráfico de
datos de la Intranet pudiendo anular la acción de los curiosos. No hay que
olvidar la encriptación; asegura los datos en las transmisiones que se realizan
de equipo a equipo. La regla de oro es mantener la Intranet al día
en cuestiones de seguridad. Les dejo el siguiente URL donde encontraran mas información de
este tema: http://www.geocities.ws/yennyqm/hwct/ii/Seguridad.html
Miles de compañías se encuentran en estos momentos
investigando en el fenómeno Intranets. Datos muy fiables aseguran que el número
de herramientas para el desarrollo de las Intranets se cuadruplicará en el próximo
año, la cual puede aportar una idea de la importancia del futuro de éstas para
la informática corporativa.
Una Intranet deberá permitir la conversación y el vídeo en
tiempo real. Algunos ejemplos son la videoconferencia, las conversaciones en
tiempo real, la telefonía por Internet o la multiconferencia. Del mismo modo
que ya es posible acceder a Internet a través del cable, en poco tiempo también
será posible crear nuevas tecnologías multimedia de Intranets que podrán llegar
a todos de este modo. Las Intranets actuales en muy poco tiempo deberán ampliar
sus servicios y aplicaciones a la inmensa Internet, usando un medio que permita
controlar el acceso para conceder privilegios a determinados usuarios
exteriores seleccionados, sin necesidad de modificar contenidos o componentes
de aplicaciones, y sin que ello suponga un riesgo importante para la adecuada
seguridad de la Intranet.
La
Intranet es la implantación o integración en una red local o corporativa de
tecnologías avanzadas de publicación electrónica basadas en WEB en combinación
con servicios de mensajería, con partición de recursos, acceso remoto y toda
una serie de facilidades cliente / servidor proporcionadas por la pila de
protocolos TCP/IP, diseñado inicialmente para la red global Internet. Su
propósito fundamental es optimizar el flujo de información con el objeto de
lograr una importante reducción de costes en el manejo de documentos y
comunicación interna. Es una herramienta de gestión que permite una potente
difusión de información y mecanismos de colaboración entre el personal. Las empresas en la actualidad
se encuentran en una etapa muy importante, ya que deben tomar decisiones que
afectarán sus procesos y funciones en el futuro. 
El manejo estratégico de la
información es uno de los temas más investigados y desarrollados actualmente en
el mundo, principalmente aquellas investigaciones enfocadas al manejo de
información dentro de las empresas y al impacto que tiene en las economías de
todos los países. La información en las empresas es tan importante como lo son
los Recursos Humanos ó la Materia Prima, pues sin la información adecuada, la
empresa estará en desventaja con respecto a sus competidores. Si no permanece a
la vanguardia en la tecnología de información que va apareciendo día con día,
la compañía puede ser fácilmente desplazada por otra con procesos innovadores y
actualizados. Una de las herramientas innovadoras en este contexto es lo que se
conoce como Intranet, red de comunicación dentro de una organización. Mediante
ella, se pueden intercomunicar todos los miembros de la empresa para lograr un
mejor desempeño de sus funciones y procesos. 
Estos son, los tres puntos que debemos cumplir para
que la Intranet de la empresa sea de utilidad y nos ayude a mejorar los
procesos internos en nuestra empresa. Cada uno de estos puntos se debe
desarrollar en cada departamento para ver cómo le podemos sacar el mejor
partido a nivel productivo en la organización de nuestra empresa.
Mientras que para la mayoría, una Intranet es muy ventajosa
para cualquier organización, existen algunas desventajas como el hecho de que
la gestión es necesaria renunciar al control de la información específica.
Aunque por lo general este problema puede minimizarse con una adecuada
previsión, los problemas se producen. Cuestiones de seguridad puede ser
otra desventaja con una intranet. Por ejemplo, un empleado podría haber
publicado la información sensible para todos los empleados de ver. Otra
cuestión podría ser el hecho de que hay demasiada información. Sobrecarga de
información que existe y puede tener lugar cuando demasiados datos están en la
Intranet. Esto hace que sea muy difícil para los empleados para navegar y
encontrar los datos que sea útil o que necesitan.
Miles de compañías se encuentran en estos momentos
investigando en el fenómeno Intranets. Datos muy fiables aseguran que el número
de herramientas para el desarrollo de las Intranets se cuadruplicará en el próximo
año, la cual puede aportar una idea de la importancia del futuro de éstas para
la informática corporativa.
Una Intranet deberá permitir la conversación y el vídeo en
tiempo real. Algunos ejemplos son la videoconferencia, las conversaciones en
tiempo real, la telefonía por Internet o la multiconferencia. Del mismo modo
que ya es posible acceder a Internet a través del cable, en poco tiempo también
será posible crear nuevas tecnologías multimedia de Intranets que podrán llegar
a todos de este modo. Las Intranets actuales en muy poco tiempo deberán ampliar
sus servicios y aplicaciones a la inmensa Internet, usando un medio que permita
controlar el acceso para conceder privilegios a determinados usuarios
exteriores seleccionados, sin necesidad de modificar contenidos o componentes
de aplicaciones, y sin que ello suponga un riesgo importante para la adecuada
seguridad de la Intranet.
